Beskrivelse af vores metode

Hvis man skal forstå, hvordan et system bliver brugt, er man nødt til at forstå den sammenhæng, som brugeren benytter systemet i: Hvad gør brugeren samtidig med, at IT-systemet bliver brugt? Hvad gør brugeren for at kompensere for eventuelle fejl eller problemer i IT-systemet? Bliver IT-systemet brugt, som det var tiltænkt eller benytter brugeren det på uforudsete og måske uhensigtsmæssige måder?

Fordele ved Fælles Grafisk Beskrivelse

Fordelen ved at bruge Fælles Grafisk Beskrivelse er:

  1. Det er en effektiv måde at lave en gyldig og brugbar repræsentation af brugerens aktivitet, både omkring og med IT-systemet.
  2. Både brugeren og udvikleren kan forstå repræsentationen.
  3. Udvikleren får et bedre grundlag at designe IT-systemet udfra.
  4. Både bruger og udvikler kan bedre forestille sig, hvordan det endelige IT-system kommer til at tage sig ud. Brugeren får mulighed for at kommentere på opbygningen af IT-systemet inden udvikleren har kodet IT-systemet. Det sparer tid og penge!

Beskrivelse af Fælles Grafisk Beskrivelse

Alfanovas metode hedder Fælles Grafisk Beskrivelse og kombinerer observationer og semi-strukturerede interviews.

Fælles Grafisk Beskrivelse klarlægger aktiviteterne omkring systemet. På baggrund af observationer og interviews optegnes brugerens aktivitet i en grafisk beskrivelse. Den Fælles Grafiske Beskrivelse beskriver både de enkelte elementer i brugerens aktivitet og relationen mellem elementerne: Hvilken udføres først? Er de afhængige af hinanden? Hvordan påvirker de hinanden?

Brugerens aktivitet repræsenteres i den Fælles Grafiske Beskrivelse på en måde, som brugeren umiddelbart kan forstå og kommentere på. Kun ved at få brugeren til at kommentere på den grafiske beskrivelse af aktiviteten sikres det, at Alfanova har forstået aktiviteten på den måde, som brugeren selv oplever at den udføres.

Den Fælles Grafiske Beskrivelse er tilrettelagt sådan, at brugerens aktivitet desuden kan forklares til de udviklere som har skabt systemet. Dermed er brugerens benyttelse af systemet anskueliggjort for udviklerne, som så får en langt større forståelse for, hvordan systemet bliver brugt. Udviklerne kan derfor træffe beslutninger om systemets udformning, ud fra brugerens aktivitet omkring systemet. Udviklernes beslutning vil således være mere i overensstemmelse med brugerens behov og ønsker. Resultatet er et bedre system, der understøtter brugerens konkrete aktivitet i hverdagen.

Et projekt forløb

Projektet starter med et introduktionsmøde for medarbejderne. Her vil medarbejderne kort blive præsenteret for projektet, så de ved:

  1. Hvad projektet går ud på
  2. Hvordan forløbet for projektet bliver
  3. Hvad deres rolle er i projektet
  4. Hvad vores rolle er i projektet

Formålet med introduktionsmødet er, at medarbejderne skal føle ejerskab med projektet fra starten og ikke opleve at det bliver trukket ned over hovedet på dem. De er medspillere i projektet.

Projektet vil bestå af tre hovedfaser: dataindsamling, analyse og udførelse. I det følgende afsnit beskriver vi de tre hovedfaser.

Dataindsamling

Den første fase af projektet er en gennemgang af afdelingen og af medarbejdernes arbejdssituation. Det vil være en vekslen mellem en mundtlig orientering og en indsamling af information om afdelingen. Vi afstemmer løbende med medarbejderne, så vi sikrer os, at vi har en så fyldestgørende og præcis beskrivelse af deres hverdag som muligt.

Analyse

På baggrund af beskrivelsen foretager vi en analyse, hvor vi identificerer de mest relevante problemstillinger for projektet. Sammen med ledelsen og medarbejderne afstemmer vi problemstillingerne. Når ledelsen og medarbejderne kan godkende problemstillingerne, fremsætter vi sammen med medarbejderne løsningsforslag til problemstillingerne.

Løsningsforslagene afstemmes med ledelsen og medarbejderne. Efter ledelsens godkendelse af løsningsforslagene præsenterer vi et forslag til gennemførelse af løsningsforslagene. Handlingsplanen for gennemførelsen tilpasses sammen med ledelsen og medarbejderne.

Udførelse

Med udgangspunkt i den godkendte handlingsplan vil vi gennemføre løsningsforslagene i passende trin. Trinene vil være tilpasset medarbejdernes tempo, så løsningerne ikke bliver hastet igennem. Vi vil løbende afstemme gennemførelsen med ledelsen og medarbejderne. Efter udførelsen af handlingsplanen vil medarbejderne have erfaring med de nye løsninger.

Afslutning

Projektet afsluttes med en måling af parametre, som lægges fast inden løsningerne indføres. En uges tid efter projektets afslutning sender vi et spørgeskema ud til medarbejdere samt ledelse angående selve projektets forløb. Og en måneds tid efter vil vi på et møde med ledelsen evaluere på projektets resultat.